Zeytin Kültür Merkezi’nde saygı duruşu ve İstiklal Marşı’nın okunmasıyla başlayan toplantıyı Ayvacık Belediye Başkanı ve TROAS Katı Atık Yönetim Birliği Birlik Başkanı Mehmet Ünal Şahin yönetti. Şahin konuşmasında katı atık yeri ile ilgili fizibilite raporlarının onaylandığını, İller Bankası tarafından da kısa bir süre sonra ihale edilip planlamaların başlatılacağını vurgulayarak, “2011 yılı içinde yer tahsisi çalışmalarımız tamamlandı. Üyelerimizin ve personellerimizin devamlılığı sağlandı. İller Bankası’ndan teknik ve ekonomik yardımlar alarak bu işi bugün buralara kadar getirdik” dedi.
Geçmiş karar özetlerinin okunup, birlik bünyesinde çalışan iki mühendisinde maaşlarının oylandığı toplantıda 2012 mali yılında geçici işçi çalıştırılması da oylanarak karara bağlandı. Toplantıya Çanakkale Vali Yardımcısı Cemal Yıldızer, Küçükkuyu Belediye Başkanı Cengiz Balkan, Mahmudiye Belediye Başkanı İbrahim Keskin, Geyikli Belediye Başkanı Metin Salman, Bayramiç Belediye Başkanı İsmail Sakin Tunçer ve birlik üyeleri katıldı. Birlik ve tıbbi atık toplama bilgilerinin paylaşıldığı toplantı sonrası üyeler Alp Otel Restoran’da yemek yedikten sonra Küçükkuyu’dan ayrıldı.